Nieuw meldproces Meldpunt geneesmiddelentekorten en –defecten

Nieuwsbericht | 01-12-2021 | 10:00

Update 15 december 2021 Door onvoorziene omstandigheden is de planning van het nieuwe meldproces gewijzigd. Door deze wijziging zijn deadlines verplaatst. Graag informeren wij u over de nieuwe planning: U kunt tot 10 januari 2022 een geautoriseerd contactpersoon van uw organisatie aanmelden De geautoriseerde contactpersoon wordt gevraagd om uiterlijk 14 januari 2022 melders aan te melden via het nog te ontvangen registratieformulier Het nieuwe formulier en de nieuwe mogelijkheden binnen het meldpunt zijn vanaf vrijdag 21 januari te gebruiken. Dit is alleen van toepassing als u de stappen hiervoor heeft gevolgd Het oude formulier is tot 11 maart 2022 beschikbaar

Om deze verandering mogelijk te maken zal er gebruik worden gemaakt van accounts. Wij verzoeken daarom om per vergunninghouder één geautoriseerde contactpersoon aan te melden. Deze contactpersoon kan vervolgens voor de vergunninghouder accounts voor melders aanvragen.

Melders die in het verleden voor meerdere vergunninghouders meldingen hebben gedaan, worden verzocht om hierover contact te zoeken met deze vergunninghouders om af te stemmen hoe u een account kunt krijgen.

Het is mogelijk om een melding te doen voor een niet-geregistreerd geneesmiddel, waarvoor geen vergunninghouder is. Als dit het geval is, dan wordt u verzocht om vanuit de organisatie die verantwoordelijk is voor het geneesmiddel, een geautoriseerde contactpersoon aan te melden. Lees dan in plaats van “vergunninghouder” de “verantwoordelijke firma”.

Om de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van het meldproces te optimaliseren, zijn er verschillende veranderingen binnen het meldpunt. Zo kunt u in het nieuwe meldpunt bestaande meldingen kopiëren en een overzicht opvragen van alle meldingen. Om toegang te krijgen tot het nieuwe meldpunt is het belangrijk dat u, of één van uw collega’s, de volgende stappen doorloopt.

Om het nieuwe meldpunt vanaf 1 januari 2022 direct te kunnen gebruiken, vragen we u deze twee stappen te ondernemen vóór 23 december 2021.

Stap 1: Aanstellen van één geautoriseerde contactpersoon en een vervanger

In het nieuwe meldproces moeten alle melders geautoriseerd zijn om te melden. Het is daarom belangrijk dat u per vergunninghouder één contactpersoon aanstelt die dit kan doen.

U wordt verzocht de volgende gegevens door te geven via beheerformdesk@cbg-meb.nl.

1. Volledige naam van de geautoriseerde contactpersoon
2. Vergunninghouder
3. E-mailadres (zakelijk, geen privé-mail adres)

Binnen enkele werkdagen na het versturen van deze gegevens ontvangt de geautoriseerde contactpersoon een e-mail met daarin zijn/haar accountgegevens en een link naar een aanmeldformulier om zich te registreren.

Stap 2: Aanmelden van nieuwe melders binnen uw organisatie

In de ontvangstbevestiging van het aanmeldformulier staat een link waarmee de geautoriseerde contactpersoon toegang krijgt tot een formulier. Met dit formulier kan hij of zij accounts voor melders aanvragen bij het CBG. Als de contactpersoon ook zelf wil kunnen melden dan moet hij of zij ook zichzelf als melder aanmelden door dit aanvraagformulier in te vullen.

Bij het aanmelden van nieuwe melders zijn er verschillende keuzemogelijkheden.

Keuze 1: type account

De contactpersoon voor de vergunninghouder kan bij het doorgeven van melders kiezen uit drie soorten accounts:

1. Organisatieaccount: dit heeft als voordeel dat u automatisch een totaaloverzicht van alle meldingen van de vergunninghouder krijgt. Op deze manier hoeft er geen “schaduwadministratie” te worden bijgehouden
2. Afdelingsaccount: Een afdelingsaccount is handig als verschillende afdelingen de meldingen voor defecten en tekorten doen

Bij optie 1 en 2 kan het zo zijn dat meerdere personen een account en wachtwoord delen. Vanuit beveiligingsoogpunt is dit minder ideaal, maar hierin kan iedere vergunninghouder een eigen afweging maken.

3. Persoonsaccount: Ieder persoon heeft zijn of haar eigen account. Nadeel is dat die persoon alleen zijn of haar eigen meldingen terug kan zien en niet die van collega’s.

Iedere vergunninghouder kan zelf een keuze maken uit deze drie opties. Een combinatie is ook mogelijk, maar dan is er echter geen totaaloverzicht op organisatieniveau. Het is niet mogelijk om op een later moment meldingen van de ene melder over te brengen naar (het overzicht van) een andere melder.

Keuze 2: verificatie

U kunt als vergunninghouder ervoor kiezen om een verificatiestap in te stellen voor één of meerdere melders. Bij de verificatiestap krijgt de aangewezen persoon, de beoordelaar, een e-mail wanneer de melding wordt ingediend. Deze beoordelaar bepaalt wanneer de melding definitief wordt verzonden. Als er geen gebruik wordt gemaakt van de verificatiestap, verstuurt de melder de melding direct. In het huidige systeem is de verificatiestap de standaard.

Als is besloten welk type account en verificatie per melder nodig is, kunnen deze gegevens ingevuld worden via het formulier.

Wij raden u aan om beide stappen vóór 23 december 2021 af te ronden. Op deze manier kunt u optimaal gebruik maken van het nieuwe meldpunt vanaf 1 januari 2022. U kunt ook op een later moment (tot 18 februari 2022) deze stappen voltooien. Houd er dan wel rekening mee dat de nieuwe functionaliteiten niet vanaf 1 januari 2022 te gebruiken zijn.

NB! Voor urgente meldingen van defecten kunt u tot 18 februari 2022 gebruikmaken van het oude formulier. Na deze datum kunt u, als u nog in afwachting bent van goedkeuring van uw account, urgente meldingen mailen naar meldpunt@IGJ.nl.

Meer informatie

Heeft u vragen over de nieuwe werkwijze? Dan kunt u contact opnemen met het Meldpunt Geneesmiddelentekorten en -defecten. Wij zijn telefonisch te bereiken op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur op 088 120 5000. U kunt uw vraag ook mailen naar beheerformdesk@cbg-meb.nl.